Le choix d’un ERP (Enterprise Resource Planning) performant est une décision stratégique pour votre entreprise ou votre organisation. Cet outil – qui se retrouve au cœur de votre activité – aura un impact significatif sur votre compétitivité.
1. ÉVALUER LA COMPATIBILITÉ AVEC VOTRE SECTEUR D’ACTIVITÉ
Fonctionnalités spécifiques
Recherchez en priorité des ERP qui proposent des fonctionnalités propres à votre secteur. Certains sont conçus pour répondre aux besoins d’activités très spécifiques : domaine pharmaceutique, agroalimentaire, technologie de pointe, finance… Identifiez les fournisseurs d’ERP qui se spécialisent dans votre secteur ou qui ont une expérience significative dans votre domaine d’activité.
ERP sur mesure
Si votre activité nécessite du sur-mesure, optez pour un fournisseur qui est en mesure de proposer des fonctionnalités spécifiques. Si vous travaillez dans le secteur de la distribution, vous aurez besoin de fonctionnalités comme la gestion des stocks, la gestion des commandes, le suivi des livraisons, etc. Si vous opérez dans celui de la santé, vous devrez bénéficier d’autres fonctionnalités spécifiques : gestion des dossiers médicaux, planification des rendez-vous, facturation des assurances, etc.
Demandez au fournisseur de vous communiquer des références et des cas d’utilisation de clients dans votre secteur d’activité. Contactez au besoin ces clients pour obtenir des retours d’expérience sur l’utilisation de l’ERP et sa capacité à répondre aux besoins spécifiques de leur industrie.
Conformité réglementaire et personnalisation
Si votre secteur est soumis à des réglementations spécifiques, assurez-vous que l’ERP est conforme à ces réglementations. Par exemple, si vous êtes dans le secteur de la finance, vérifiez si l’ERP prend en charge les exigences de conformité réglementaire telles que les normes comptables, la gestion des risques, la conformité fiscale, etc.
Votre secteur d’activité peut avoir des besoins uniques et des processus spécifiques. Assurez-vous que l’ERP est suffisamment flexible pour s’adapter à ces besoins spécifiques. La capacité de personnaliser l’ERP pour répondre aux exigences de votre secteur est également importante.
Consultez des experts ou des consultants qui ont une connaissance approfondie de votre secteur d’activité. Ils pourront vous guider sur les fonctionnalités et les exigences spécifiques que vous devriez rechercher dans un ERP pour votre secteur.
ERP PERFORMANT À NAMUR
2. VÉRIFIER LA CONVIVIALITÉ ET L’ERGONOMIE
Test grandeur nature
Une interface intuitive et une navigation fluide sont essentielles pour favoriser l’adoption de l’ERP par vos équipes. Demandez au fournisseur du logiciel ERP une démonstration en direct pour vous familiariser avec l’interface utilisateur et la navigation du système. Si possible, sollicitez une période d’essai ou un accès temporaire au logiciel ERP pour le tester par vous-même.
Ce test grandeur nature vous permettra d’appréhender au mieux le fonctionnement du logiciel ainsi que l’accessibilité des différentes fonctionnalités. Durant cette période de test, effectuez toutes les tâches courantes afin d’évaluer la facilité d’utilisation et la convivialité globale du logiciel. Vous pourrez ainsi comprendre comment fonctionne le ERP dans le contexte de votre secteur d’activité.
Clarté de l’interface et facilité de navigation
Observez si l’interface utilisateur est ergonomique, claire, bien organisée et facile à comprendre. Les menus, les icônes et les boutons doivent être intuitifs et représenter clairement leur fonction. L’organisation des informations à l’écran doit faciliter la navigation et la prise de décision.
Évaluez la facilité de navigation à travers les différentes sections et fonctionnalités du logiciel. Les menus et les options doivent être logiquement organisés et faciles à trouver. Assurez-vous que vous pouvez accéder rapidement aux fonctionnalités dont vous avez besoin sans vous perdre dans des menus complexes.
Efficacité des flux de travail et personnalisation
Les flux de travail et les processus doivent être logiques et optimisés pour une utilisation efficace. Pour s’assurer de vérifier la façon dont les tâches courantes sont accomplies dans le logiciel ERP et déterminer si les étapes sont intuitives et bien conçues. Les fonctionnalités telles que les raccourcis clavier et les options de recherche peuvent également améliorer l’efficacité de l’utilisation.
Vérifiez si le logiciel ERP offre des options de personnalisation pour s’adapter aux préférences et aux besoins spécifiques de votre entreprise. La possibilité de personnaliser les tableaux de bord, les rapports ou les vues de données peut améliorer l’expérience utilisateur et la convivialité du logiciel.
Formation, documentation et commentaires
Assurez-vous que le fournisseur du logiciel ERP fournit une documentation complète et claire, ainsi que des ressources de formation pour aider les utilisateurs à comprendre et à utiliser le logiciel. Des vidéos tutorielles, des guides d’utilisateur et des sessions de formation peuvent faciliter l’adoption du logiciel et améliorer sa convivialité.
Si possible, parlez à des utilisateurs actuels du logiciel ERP pour obtenir leurs commentaires sur l’expérience d’utilisation et la convivialité du logiciel. Leurs perspectives peuvent vous donner des informations précieuses sur les forces et les faiblesses du logiciel du point de vue de l’utilisateur.
ERP PERFORMANT À NAMUR
3. VÉRIFIER L’ÉVOLUTIVITÉ ET LA PRISE EN CHARGE
Mises à jour et versions du logiciel
Votre entreprise va probablement se développer et évoluer au fil du temps. Vous avez dès lors tout intérêt à choisir un ERP qui puisse accompagner cette croissance. Demandez à votre fournisseur ERP des informations sur les mises à jour et les versions du logiciel ERP. Renseignez-vous sur la fréquence de ces mises à jour et sur la manière dont les nouvelles fonctionnalités sont ajoutées. Un fournisseur qui publie régulièrement des mises à jour et des améliorations montre son engagement vis-à-vis de l’évolution du logiciel.
Flexibilité et l’extensibilité du logiciel
Vérifiez si le logiciel ERP que vous comptez acquérir peut s’adapter à vos besoins futurs et à la croissance de votre entreprise. Assurez-vous qu’il offre la flexibilité nécessaire pour ajouter de nouvelles fonctionnalités, modifier des flux de travail existants et s’adapter à de nouveaux processus métier. La possibilité de personnalisation et de configuration du logiciel est également un aspect important. Si vous utilisez d’autres systèmes logiciels dans votre entreprise, assurez-vous que le logiciel ERP peut s’intégrer harmonieusement avec eux. Demandez des informations sur les intégrations prises en charge et sur les méthodes d’échange de données entre le logiciel ERP et les autres systèmes.
Communauté, support technique et références d’utilisateurs
Pour être crédible, un fournisseur de logiciel ERP doit disposer d’une communauté d’utilisateurs active et d’un support technique robuste. La communauté sera en mesure de vous aider à obtenir des informations, des conseils et des bonnes pratiques pour l’évolution et l’utilisation du logiciel ERP. Vérifiez également s’il existe une documentation technique complète, des guides d’utilisateur et des ressources de formation régulièrement mises à jour. N’hésitez pas à demander des références d’utilisateurs qui ont utilisé le logiciel sur une période prolongée et ont effectué des adaptations ou des évolutions spécifiques. Contactez au besoin ces références pour discuter de leurs expériences avec l’évolutivité et la prise en charge du logiciel ERP.
Performances du logiciel
Assurez-vous que le logiciel ERP que vous envisagez d’acquérir peut gérer efficacement la charge de travail actuelle de votre entreprise. Il doit être capable de s’adapter à des volumes de données et de transactions croissants. Vérifiez également les temps de réponse et la disponibilité du logiciel pour vous assurer qu’il peut supporter une utilisation continue et intensive. Informez-vous sur la vision à long terme du fournisseur du logiciel ERP et sa stratégie pour l’évolution du produit. Les plans de développement et les innovations technologiques prévus peuvent vous donner des indications sur la capacité du fournisseur à maintenir le logiciel ERP à jour et compétitif.