Automatisation des process : un plus pour les PME à Namur !
Moins de 20% des PME ont déjà opté pour l’automatisation de leurs process, notamment à Namur. La majorité d’entre elles sont en effet convaincues que l’automatisation est réservée aux grandes structures. C’est dommage ! Car le bureau conseil McKinsey est formel : si les petites structures sont moins susceptibles d’investir dans l’automatisation, le succès est toujours au rendez-vous lorsqu’elles basculent.
Les 5 grands avantages de l’automatisation des process pour une PME
- L’automatisation permet aux PME d’optimiser leurs process de production sans devoir engager plus de personnel.
- Les équipes en place gagnent en efficacité lorsqu’elles évitent les opérations manuelles répétitives. Elles peuvent se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée
- Lorsqu’elles sont menées manuellement, les opérations de compilation et d’analyse des données nécessitent du temps. L’automatisation permet de synthétiser de gros volumes d’informations sans mobiliser les ressources humaines de l’entreprise.
- L’automatisation élimine le risque d’erreur humaine. Le processus exécuté par un outil d’automatisation est rigoureusement le même à chaque fois.
- Grâces aux outils d’automatisation, les PME bénéficient d’une meilleure visibilité sur leurs KPI. Comme elles disposent des données nécessaires pour appuyer leurs choix., elles prennent de meilleures décisions stratégiques.
8 domaines que les petites entreprises peuvent prioritairement automatiser
1 – Automatisation des process : l’envoi des factures
Dans les PME, les process de facturation des clients (order-to-cash) s’avèrent stratégiques en termes de trésorerie. Beaucoup de petites et moyennes entreprises ont tendance à différer l’envoi de leurs factures en raison de problèmes de processus ou de capacité opérationnelle. L’automatisation de la facturation fluidifie le process.
2 – Automatisation des process : la gestion des flux
Dans certaines PME, les données relatives aux encaissements (relevés obsolètes, délai de recouvrement des créances…) sont encore référencées sur des tableaux Excel qui doivent être régulièrement actualisées et transmises aux collaborateurs concernés. L’automatisation de la gestion des flux de documents et des factures facilite cette tâche. D’autant que ces outils permettent d’identifier les clients qu’il convient de surveiller pour le règlement des factures.
3 – Automatisation des process : la planification des agendas
Au sein d’une entreprise, la règle est simple : la fluidité du fonctionnement interne dépend de la capacité à collaborer avec toutes les parties prenantes. C’est pourquoi le recours à un outil de planification automatique des rendez-vous s’impose souvent.
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Gérer la planification
Car si ces logiciels ont pour fonction de synchroniser la réservation des réunions au sein d’une entreprise, ils peuvent également gérer la planification de l’affectation d’équipes et de collègues à l’étranger. Dans cet esprit, les agendas collectifs, les messageries ciblées et les outils de transfert automatique des courriels permettent aux collaborateurs de ne rien rater. Et ce, même en l’absence d’un responsable désigné.
4 – Automatisation des process à namur : la gestion des leads et des contacts
Comme le traitement manuel des leads et des contacts reste très chronophage pour les petites structures, il est intéressant d’automatiser prioritairement la gestion de la relation client via :
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Formulaires d’inscription à une campagne d’emailing
Repris sur votre site web, les formulaires d’inscription permettent aux prospects de s’inscrire sur une liste d’abonnés. Via l’automatisation de la gestion de la relation client, ces prospects accèdent directement aux listes d’e-mail marketing. Les contacts peuvent alors être segmentés en fonction de leur parcours d’inscription. Ils peuvent également recevoir automatiquement un e-mail de bienvenue.
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Lead scoring
Chaque interaction avec un utilisateur entraîne une augmentation ou une diminution de la valeur ajoutée qu’il engendre. Une plateforme de gestion de la relation client automatisée peut vous avertir lorsqu’une transaction se complique. Elle peut également initier une campagne de fidélisation via e-mail lorsqu’un contact dépasse un certain score.
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Segmentation des listes
La segmentation d’une liste de contacts permet de transmettre du contenu personnalisé.
Cette segmentation peut ainsi se faire automatiquement en fonction des actions menées par le contact. Cette automatisation permet de transférer les prospects dans un funnel de vente en fonction de leur niveau de négociation.
5 – Automatisation des process : les campagnes d’e-mailing
En matière de marketing digital, les campagnes d’e-mailing génèrent les meilleurs retour sur investissement (ROI). Pour une PME, une telle campagne peut s’avérer compliquée car l’envoi régulier de messages professionnels et personnalisés demande du temps et de l’énergie. Dans ce domaine, les logiciels d’automatisation leur facilite grandement cette tâche.
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E-mails de bienvenue
Un contact qui souhaite rejoindre une liste de diffusion est par principe intéressé. C’est le moment idéal pour consolider la relation client en lui envoyant un e-mail de bienvenue automatique. Voire de l’inviter à enclencher une autre action.
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E-mails d’abandon de panier
En e-commerce, 3/4 des paniers sont abandonnés par les prospects. Il est dès lors souvent intéressant de déclencher l’envoi automatique d’un e-mail pour les inviter à poursuivre leur acte d’achat.
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E-mails d’anniversaire
Si vous disposez de la date d’anniversaire de vos clients, vous pouvez déclencher l’envoi d’un e-mail automatique pour le leur souhaiter. L’idéal est de leur proposer une offre spéciale pour marquer le coup.
6 – Automatisation des process à naMur : l’assistance client
Pour consolider sa relation client, une entreprise se doit d’offrir à ses contacts la meilleure assistance possible. Une PME qui dispose d’un personnel réduit a dès lors tout intérêt à automatiser cette tâche via deux postes.
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Affectation des tickets
Via un processus automatisé (et quel que soit le canal utilisé), les collaborateurs chargés du suivi clientèle ne doivent plus se plonger dans les e-mails, les médias sociaux, les messages téléphoniques et les chats. Les tickets d’assistance sont automatiquement orientés vers la bonne personne.
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Chatbots
Disponibles 24h/24 et 7j/7, les chatbots (robots) répondent immédiatement à 80% des requêtes des contacts. Si une question s’avère trop complexe pour une réponse automatique, le client est redirigé vers un agent humain.
7 – Automatisation des process à namur : les réseaux sociaux
L’automatisation des réseaux sociaux consiste à programmer la diffusion de vos contenus à des moments précis. Ainsi, cette automatisation vous permet également de procéder à une veille sociale qui vous avertit lorsque qu’un utilisateur mentionne votre marque. Vous pouvez enfin transférer automatiquement les leads issus des réseaux sociaux dans votre système de gestion de la relation client.
8 – Automatisation des process : la notifications et les mises à jour
Les notifications automatiques vous informent des événements critiques en temps réel. Cette alerte vous permet de réagir immédiatement. Et par conséquent, les collaborateurs d’une entreprise peuvent ainsi les recevoir en cas d’urgence, de changement de process ou de modification d’une offre. Cette automatisation permet à chacun d’être 100% réactifs au changement.