Êtes-vous convaincu de l’utilité d’un logiciel de gestion intégré ERP à Namur ? Si oui, vous comptez parmi les 75% des dirigeants de PME qui plébiscitent cette solution. Selon eux, les ERP sont devenus incontournables pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs gains de productivité. Comptabilité, finance, logistique, fournisseurs, devis, facturation, relation client, salaires, stocks… les logiciels ERP (Entreprise Resource Planning) vous permettent de gérer toutes les données de votre entreprise sur une plateforme unique.
ERP à namur plus véloces
C’est à partir des années 1990 que les grands comptes implémentent ces prologiciels dans leur stratégie de management. À l’époque, d’importants éditeurs de logiciels comme SAP ou Oracle proposent des solutions intégrées qui ne tardent pas à devenir la norme au sein des mégastructures. Début des années 2000, de plus petits acteurs issus du monde des startups entrent dans la danse. Ils s’inspirent alors de cette mouvance pour développer des ERP plus véloces et intuitifs, spécifiquement dédiés aux PME et TPE.
ERP à Namur en mode SaaS
S’ils sont plus « légers », ces ERP de nouvelle génération offrent désormais l’avantage de couvrir la plupart des besoins des petites structures. Particulièrement adaptatives et ergonomiques, ces solutions sont généralement proposées en ligne en mode SaaS (Software as a Service). Un modèle par abonnement qui facilite leur déploiement et leur prise en main. Malgré l’efficience grandissantes des solutions proposées sur le marché, les ERP destinés aux PME demeurent cependant sous exploités. Car si plus de 75% des dirigeants de PME reconnaissent leur utilité, moins d’une PME sur deux (45%) s’en trouve déjà dotée.
Les avantages d’un ERP à Namur
1. interface unique
Un ERP centralise et coordonne tous les logiciels et les outils de pilotage via une seule interface. Cette solution permet d’interconnecter toutes les activités de l’entreprise. Elle offre ainsi de nombreux bénéfices en termes de productivité, d’optimisation des coûts et d’automatisation des procédures. Au sein d’une PME, l’utilisation d’un tel prologiciel évite de devoir jongler avec différents outils informatiques dédiés par exemple à l’édition de devis, à la facturation ou à la comptabilité.
2. interopérabilité productive
Comme ils sont développés par le même éditeur, les modules repris dans un ERP sont naturellement compatibles entre eux. Leur conception « native » favorise les échanges automatiques de flux d’informations via une base de données commune. Cette fluidité opérationnelle permet également aux opérateurs d’optimiser les process en évitant les doubles saisies et les transferts manuels de données.
Comme toutes les données de l’entreprise sont centralisées dans un outil commun, le dirigeant peut en quelques clics bénéficier d’une vue d’ensemble de l’activité de son entreprise. Un simple check pourra par exemple lui permettre de renvoyer des relances automatiques pour toutes les factures en souffrance.
3. installation et mises à jour simplifiées
Les équipes (souvent réduites) chargées de la gestion et de l’administration d’une PME n’ont qu’un seul logiciel à installer, administrer, mettre à jour et sécuriser. Dans le cas d’un ERP en mode SaaS, les modalités d’opérabilité sont réduites à leur plus simple expression. Les services et les modules sont facturés sous forme d’abonnement mensuel ou annuel.
L’autre grand avantage de cette formule est d’être évolutive. En fonction de son activité et sa croissance, la PME va pouvoir s’abonner à de nouveaux modules et services. Sans compter que le coût global d’un ERP est beaucoup moins élevé que celui engendré par l’ensemble des licences ou des abonnements des logiciels qu’il remplace.
Les limites d’un ERP à Namur
1. outil trop généraliste
Par définition, un ERP est un progiciel généraliste qui répond à des besoins génériques de gestion. Il peut par conséquent d’être moins spécialisé que les programmes qu’il remplace. Pour des secteurs très spécifiques (pharmacie, assurance, travaux publics, etc.), des logiciels dédiés sont plus en mesure de répondre à des impératifs métiers. Hormis quelques exceptions, un ERP est plus difficilement personnalisable. En général, c’est lui qui contraint l’entreprise à se plier à ses process et non l’inverse.
2. Dépendance vis-à-vis du fournisseur
En optant pour une plateforme unique pour gérer l’ensemble de ses processus, la PME a tendance à mettre ses œufs dans le même panier. Elle peut rapidement devenir captive d’un éditeur de logiciel. Notamment s’il décide de cesser ses activités ou de faire évoluer ses conditions tarifaires et contractuelles.
9 conseils pour bien choisir son ERP à Namur
1. Définir en priorité les besoins fonctionnels
C’est la couverture fonctionnelle d’un ERP qui va orienter votre choix pour l’une ou l’autre solution.
La première étape consiste à établir un cahier des charges. Dans ce document, il s’agira de lister tous les besoins auxquels votre ERP devra répondre. Vous devrez ensuite élaborer un classement pour définir un ordre de priorité. Cette méthodologie vous permettra de repérer les outils les mieux adaptés à vos attentes. Pour des besoins bien spécifiques, concentrez-vous sur les ERP qui proposent des solutions « verticales » dédiées à votre domaine d’activité. Si vous comptez par exemple mettre l’accent sur la gestion de la relation client, optez pour un ERP qui propose un outil CRM efficace.
2. Veiller à l’interopérabilité de la solution
En principe, un ERP est conçu pour se substituer à tous les logiciels disparates de l’entreprise. Il se peut cependant que certains logiciels très spécifiques (comptabilité analytique, etc.) s’avèrent difficilement remplaçables. Pour les garder en activité, vous devrez vous assurer que l’ERP à implémenter et les logiciels que vous souhaitez conserver sont en mesure de « communiquer » entre eux via des interfaces de programmation (APIs), des connecteurs et autres services web.
3. Privilégier l’ergonomie
Par définition, un ERP est destiné à fluidifier les process au sein de l’entreprise.
Pour être pleinement opérationnel, il doit pouvoir être utilisé sans peine par un maximum de collaborateurs. D’où l’intérêt de privilégier les interfaces intuitives et ergonomiques qui permettent une prise en main rapide. Pour se convaincre du bien-fondé de l’une ou l’autre solution, il est recommandé de solliciter une session d’essai limitée auprès du fournisseur. L’idéal étant que l’éditeur puisse également proposer des formations et des forums d’échanges de bonnes pratiques.
4. hébergement « on-premise » ou « mode SaaS »
Avec un hébergement « on-premise » (sur site), le logiciel est installé sur le serveur ou sur l’ordinateur de l’utilisateur. Cette solution présente des avantages et des inconvénients. Via cette solution, les données sensibles restent en local. A contrario, l’entreprise fait une croix sur la mobilité et l’évolutivité. Elle devra également installer elle-même les mises à jour.
Avec un hébergement en mode SaaS (logiciel en tant que service), aucun déploiement physique n’est nécessaire. L’utilisateur peut se connecter à la plateforme via son ordinateur, sa tablette ou son smartphone. Il lui suffit de disposer d’une connexion internet valide. En mode SaaS, l’entreprise dispose toujours de la version la plus récente.
5. Opter pour une mobilité optimum
Une solution ERP qui propose une application mobile optimise le mode d’utilisation « nomade ». Cette fonctionnalité permet à un collaborateur de partager avec ses collègues, contacts et fournisseurs des données, quel que soit l’endroit où ils se situent.
6. Vérifier la sécurité et les performances des services
Un éditeur en mode SaaS est tenu de garantir la sécurité des données de ses clients via des cryptages et des sauvegardes. Il doit également s’engager à proposer des niveaux de services performants. Le taux de disponibilité, par exemple, concerne le délai durant lequel la plateforme pourrait ne pas être accessible. Un taux de 99,99 % indique par exemple une indisponibilité potentielle d’un peu plus de 52 minutes par an.
En mode SaaS, le lieu d’hébergement des données est également capital. Car selon le RGPD, le fameux Règlement Général sur la Protection des Données personnelles, il est recommandé de choisir un éditeur européen ou tout du moins un opérateur qui héberge les données clients dans un pays de l’Union européenne.
7. Checker les modalités du support client
Afin que les activités de votre entreprise ne soient pas interrompues suite à un bug du système ou une manipulation hasardeuse, assurez-vous que le support technique proposé est suffisamment réactif. Idéalement, il doit être disponible sur de longues plages horaires, week-end compris. Si vous êtes francophone, assurez-vous que vos interlocuteurs maîtrisent le français.
8. Analyser le profil de l’éditeur
Avant de signer une offre, renseignez-vous sur le profil de l’éditeur : pays d’origine de la structure opérationnelle, date de création, garanties techniques, capacités financières, R&D et évolutions technologiques à venir, etc. Consultez les références des entreprises clientes et vérifier si certaines ont le même profil que le vôtre.
9. S’assurer de la transparence des coûts
Même s’ils affichent un régime de prestations « tout compris », certains contrats peuvent malgré tout intégrer des coûts cachés de formation, de maintenance ou d’évolution des systèmes. Au moindre doute, iI est recommandé de relire le contrat dans le détail et de bien vérifier les conditions générales d’utilisation.